数字化时代的总编室工作变化与思考

  

  数字化时代的总编室工作变化与思考

摘 要:数字化时代的到来,使出版社总编室的工作发生了深刻的变化。在这样的背景下,出版社总编室工作人员要想做好工作,必须努力提高个人修养,做到“服务到位、协调到位、把关到位、参谋到位”。

  

 

  

关键词:总编室工作;变化;人员素质;思考

  

 

  

一、总编室是出版社的枢纽和窗口

  

总编室的工作在外人眼中,大都是些琐碎的、简单的、颇不起眼的事务性工作,没啥强度,没啥技术含量,没啥重要的,做起来很轻松。总编室的工作人员也常常是一天忙碌下来,精疲力尽之余,脑袋昏昏沉沉,弄不明白自己干了些什么,怎么会这么累。

  

 

  

确实,总编室的工作多是些看着很不起眼的事务性工作,但就是这一件件的“小事情”,促成了出版社的一件件大事情,使出版社的工作井井有条、运行通畅。

  

 

  

从某种意义上说,总编室是出版社的 “枢纽”。像发稿、申领书号CIP、开具稿酬,像与出版科、财务科、营销部、各书刊编辑部门保持联系,像汇总选题、发稿、出书等情况呈送社领导,向上级各部门报送各种材料……这些工作都需要总编室来完成。总编室要与各相关部门保持通畅联系,才能保证出版社整体工作的顺畅运行。同时,总编室应能及时洞察出版环节中出现的问题,并协助相关部门共同解决问题,把工作中有可能发生的失误“扼杀”在摇篮中,避免出版社发生不必要的经济损失。此外,总编室还要做好上传下达的工作。要及时将出版业的新政策、新法规、新要求和市场新动向通过各种途径告知全社职工,使全社职工能够解放思想、广开思路,使本社编辑工作能够与时俱进;要将本社职工,尤其是编辑人员的新思路、新方法、新难题等及时反映给社领导,以利于社领导发挥集体智慧的优势,作出促进本社工作健康、持续向前发展的决策。

  

 

  

在对外交流中,总编室代表着出版社的形象。当总编室的工作没做好而对本社产生影响时,外界通常会说“你们社是怎么做工作的”,而不会说“你们总编室是怎么办事的”。所以,出版社总编室工作人员必须高度重视自身工作的重要性,为树立本社的良好形象而尽心竭力。例如申办书号、申报年度出版计划、汇总统计年度出版情况、检查国家重点选题年度进展情况、申报各种图书奖项、按要求报送和回复上级主管部门的各类文件等工作,都是总编室的职责所在。总编室工作人员应与新闻出版主管部门、出版集团公司、出版工作者协会、本社出版业务相关单位和同类出版单位等保持良好的交流沟通,建立友好的工作关系;总编室的工作人员应善于利用一切可能的机会为本社“造势”,树立出版社的品牌和市场形象,提升出版社在业内的影响力和竞争力;此外,总编室工作人员还可利用QQ群、微搏、微信等现代信息交流平台,加强对本社出版物的宣传力度,促进本社出版物的销售,从而促进本社经济效益的增长。

  

 

  

二、数字化时代总编室工作的变化

  

 

  

在数字化时代的背景下,出版社的管理水平逐渐科学化、系统化、信息化,而出版社的总编室无论是工作模式,还是工作内容,都发生了深刻的变化,具体表现在以下几方面:

  

 

  

1.工作模式的变化。数字化时代,总编室的工作从纯手工操作转变到计算机系统管理模式,从重管理轻服务模式转变到管理与服务并重甚至以服务为主的模式。在手工操作时代,总编室的工作主要是管理,虽然日常做的都是服务性工作,但均是从协助总编辑管理好编辑事务的角度出发。进入数字化时代后,编务工作大多通过计算机管理系统来实现,查询编务数据只要上网就能实现,且编务信息系统的分析、统计功能也为社领导的决策和编辑的选题优化工作提供了很好的帮助。数字化时代,编务工作越来越倾向于提供服务。

  

 

  

2.工作要求的变化。数字化使编辑出版流程加快,因此,总编室的工作必须效率更高、质量更好,并且提供的资料要内容准确、翔实。而且,编务管理系统的信息化使得调用基本数据更加方便,为总编室提高工作效率打好了技术基础。

  

 

  

3.工作作用的变化。数字化时代信息量庞大、资讯繁多,总编室必须从中找出有效、有益的信息为我所用,更好地发挥决策和参谋的作用。在总编室工作管理信息化后,总编室工作人员能够从繁重的体力劳动中解放出来,从而有更多的精力投入到出版社编务信息处理工作中,通过分析出版社的生产、经营、发展状况,向社领导提出本社今后发展的方向、市场策略和工作重点等,当好社领导的“参谋”。

  

 

  

4.工作人员素质的变化。数字化对总编室工作人员的素质提出了更高的要求,总编室工作人员除了必须具备基本的计算机应用知识和熟练的计算机操作能力外,还要对自身工作有更深层的认识,具有全新的管理理念,具有大局、全局意识,要有对编务管理系统中的信息进行采集、分析和利用的能力,等等。

  

 

  

三、数字化时代总编室工作人员应具备的素质

  

 

  

出版社总编室人员素质的高低,直接决定着总编室工作的质量。现阶段,出版业正沿着网络化、数字化、多元化的道路发展,出版社总编室工作人员要适应行业发展的新变化和新趋势,必须具备良好的基本素质,建立更完善的工作意识。笔者认为,现时代总编室工作人员必须具备以下素质:

  

 

  

1.较高的理论水准和丰富的工作经验。总编室是综合性服务部门,不仅要承上启下、协调沟通、对外交流,还要上传下达、进行理论研究和为社领导决策提供参谋。所以,具备较高的理论水准和丰富的工作经验是总编室工作人员最基本的素质。总编室工作人员还要认识和掌握编辑出版工作的理论及方针政策,了解中国和全世界出版业的动态及发展趋势,并因地制宜、因时制宜、因事制宜地实施和检验这些理论,使其可操作性和实用性更强。

  

 

  

2.宣传营销素质。目前,虽然很多出版社设立了营销部,但大多是换汤不换药,只是将原来的发行部改了个名字,真正能将营销贯穿于出版物的策划、出版、销售和售后服务等所有环节的出版社很少。出现这种现象,除了有体制与机制的问题,更多的是因为宣传营销型人才的缺乏。总编室是出版社的“窗口”,肩负本社出版物的宣传和出版社形象的打造,所以,总编室工作人员也应当努力学习出版物的宣传营销知识,熟练掌握和运用现代科技手段,丰富自身的经济理论素养,密切跟踪出版物市场发展态势,培养敏锐的市场意识和反应能力,为本社出版物的宣传营销贡献自己的力量。

  

 

  

3.策划创新能力。创新是出版社发展的动力,只有不断创新,出版社才能永远具有生命力与竞争力。由于缺少具有创新思想、创新能力的编辑策划人才,导致当前出版物市场品种结构不合理、选题缺乏特色、跟风出版、资源同质化现象严重存在。这不仅浪费了出版资源,而且阻碍着出版社的健康、可持续发展。选题管理是总编室的首要任务,因此,总编室的工作人员也必须要有选题策划能力及对选题进行组织和优化的能力,要有敏感的市场判断能力和持久的创新能力,具有强烈的求知欲和团队意识。

  

 

  

四、数字化时代总编室工作的思考

  

 

  

数字化时代,总编室的工作职能在不断增多,工作要求也不断提高,要想在出版社的创新发展中发挥出更大作用,作出更大贡献,总编室必须明确自身职能定位,沿着科学化、规范化的方向前进;全体工作人员必须以“服务到位、协调到位、把关到位、参谋到位”为准则,不断更新观念、强化自我管理、提高业务素质。

  

 

  

1.工作面宽泛、机动灵活是总编室工作的特点,这种特点在数字化背景下尤其明显。所以,建立工作自动化体制是总编室的必然选择。(1)建立选题决策依据参谋系统。选题规划决定着出版社的方向和效益,总编室必须围绕本社选题战略的中心工作开拓高层次服务领域,建立“拟定年度选题发展规划——提交选题运作分析报告——制定选题操作方案——综合评价——调整、优选方案——决策实施——决策反馈”的自动化体系,为总编辑提供选题决策依据。(2)建立编务信息管理自动化系统。计算机已成为现代化企业办公自动化的主要手段,总编室要发挥编务信息管理系统的作用,把编务信息管理与应用作为促进信息交流、提高工作效率的数据库系统。(3)建立科学管理调节系统。通过优化管理提高经济效益是企业永远的追求。总编室要同有关部门制定各项科学管理制度,改善本社管理中的薄弱环节,向精细化管理要效益。(4)建立出版物生产监督调度系统。总编室在做好日常工作的同时,要着力于加强图书生产工作的监督,对图书生产各个环节都要予以密切关注,并及时督促相关部门解决生产过程中出现的问题。对工作中出现的新问题、新情况要跟踪研究,能解决的立即解决,不能解决的则要及时报请社领导处理。(5)建立读者信息反馈系统。出版社的生存和发展与读者的购买决定息息相关,出版社总编室必须加强与读者的交流和互动,与编辑共同分析读者的阅读需求,建立读者数据库,构建畅通、高效的读者反馈系统。通过读者来信来电、召开读者座谈会、进行读者调查等方式来发现读者的阅读需求,挖掘读者的潜在需求,为编辑搭建获取读者阅读信息的平台,从而策划出读者喜爱的读物。

  

 

  

2.在实际工作中,会有些同事因为一时疏忽,或因为事情特别急而要求总编室对图书出版的相关事情进行“特别”处理。这时,总编室的工作人员应学会换位思考,在不违反工作原则的情况下,尽力想办法为对方解决问题;如果不能给予“特别”处理,也应耐心向同事解释是什么原因,并给出合理的建议,帮助同事更好更快地处理好这类事情。此外,有的热心的同事还会对总编室的管理工作提出一些意见和改进建议。对这些意见和建议,总编室工作人员应该认真对待、虚心接受,并及时向社领导反映,有则改之,无则加勉,从而不断提高管理水平。

  

 

  

为了更好地做好服务工作,总编室可以多做些尝试。例如在社QQ群发布工作中需要提醒大家的事情、近期要做的工作等服务资讯,通过群邮件转发社公共信息,广泛征求各生产部门对总编室工作的意见和要求,以便不断改进总编室的管理工作,提高总编室的服务水平。此外,总编室还要做好社外来访人员的服务工作,热情接待来访的作者、读者,及时处理作者、读者来信,及时把作者、读者提出的合理建议与意见反馈给有关领导,为作者、读者提供优质、真诚的服务,搭建出版社与作者、读者高效沟通的桥梁。

  

 

  

总编室的工作服务于出版社的各个生产部门,要想做好它,必须要耐心、细心、思路清晰、有条不紊,还要兢兢业业、不怕苦累、不求回报,有甘为“绿叶”的无私奉献精神。总编室的工作人员只有在工作中加强政策意识、科学管理意识、服务意识、责任意识、创新意识、全局意识,认真学习出版行政管理条例和相关法规,学习和理解出版理论政策,关注跟踪出版业的发展动态及趋势,不断提升个人科学文化素质,真诚地对待每一位同事、每一位读者和每一位作者,才能不断做好、做“新”总编室的工作。(陈信男)

  

 

  

参考文献:

  

[1] 王明超.总编室工作浅谈[J].科技与出版,2006(4).

  

[2] 施高翔.数字化时代总编室工作初探[J].科技与出版,2004(4).

  

[3] 赵颖弘.总编室工作人员的素质[J].出版科学,2004(1).

  

 

  

 

  

 

  

 

  

 

  

 

  

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